Retningslinjer for personvern for jobbsøkere og ansatte

Vi behandler dine personopplysninger av ulike årsaker og på ulike måter. Felles for all vår personopplysningsbehandling er at den utføres med gode sikkerhetstiltak og at den er i samsvar med de grunnleggende prinsippene i lovgivningen om databeskyttelse.

Her har vi samlet de forskjellige datatypene, formålene og rettsgrunnlagene vi er avhengige av for vår databehandling. Ved vesentlige endringer vil vi informere om det.

Fortum samler inn og behandler personopplysninger i forskjellige kategorier, inkludert:

• Kontaktinformasjon - for eksempel adresse, telefonnummer
• HR-data - for eksempel evalueringsdata for jobbsøker, CV etc.
• Identifikasjonsdata - for eksempel navn, fødselsnummer eller personnummer
• Informasjon om helse - for eksempel helsekontroller
• Atferdsdata - for eksempel påloggingsdetaljer

Fortum samler inn data som er nødvendig for din relasjon til selskapet. All vår databehandling av personopplysninger har rettslig grunnlag.

Personopplysningene vi behandler kommer fra forskjellige kilder:

• Vi mottar informasjon fra deg selv, når du søker på jobb, eller når du sender inn dine personopplysninger til oss.
• Vi mottar informasjon, som en del av vårt forhold til deg som arbeidssøker, for eksempel bakgrunnsklarering, helsedata eller atferdsinformasjon.

Basert på ditt samtykke kan vi samle inn informasjon fra en tredjepart, for eksempel nasjonale sikkerhetsmyndigheter eller helsevesenet.

Vi behandler personopplysninger kun for forhåndsdefinerte formål. Formålene er:

• Rekruttering av ansatte: For å kunne gjennomføre en profesjonell rekrutteringsprosess med våre jobbsøkere trenger vi dine personopplysninger. Vi gjennomgår personopplysningene du deler med oss, for eksempel CV og referanser, og vurderer velgere søkere på bakgrunn av dette. Vi samler også inn helsedata, gjennomfører en bakgrunnsklarering og henter inn referanser. Fra rekrutteringen til ansettelsesprosessen blir avsluttet blir dataene lagret i våre HR-beskyttede systemer og nettverksstasjoner som kun autorisert personell har tilgang til.
• Håndtering av medarbeiderinformasjon: Vi trenger en kontrakt med alle våre ansatte for å oppfylle våre avtaleforpliktelser. Derfor samler vi inn personopplysninger for å opprette og administrere kontrakter med jobbsøkerne våre. Vi administrerer også vår ansattinformasjon som en del av arbeidsgiverrollen vår.

Det juridiske grunnlaget danner grunnlaget for hvordan vi behandler personlige data og hvilke data vi henter inn. Det juridiske grunnlaget inkluderer:

• Ditt samtykke: Hvis vi er avhengige av ditt samtykke for behandling av dataene dine, kan du når som helst trekke det tilbake.
• Innhenting og bruk av personlig data er nødvendig for å oppfylle en avtale mellom oss og deg og er nødvendig for å inngå en slik avtale.
• Innhenting og bruk av personlig data er nødvendig for å oppfylle en juridisk forpliktelse som skyldes oss (for eksempel er vi lovpålagt å lagre visse data i en viss periode) og/eller å bestemme, håndheve eller forsvare Fortum mot juridiske krav.
• Innhenting og bruk av personlig data er nødvendig for formål som gjelder vår eller en tredjeparts legitime interesser. Vår legitime interesse for slike behandlinger er rekruttering av ansatte.

Nei, det gjør vi ikke.

Fortum ønsker å begrense lengden personlige data lagres til et minimum. Derfor behandler Fortum dine personopplysninger kun i den grad det er nødvendig.

De spesifikke lagringsperiodene kan være forskjellige avhengig av hva slags opplysninger det er. Fortum legger ut og evaluerer regelmessig spesifikke oppbevaringsperioder for ulike dataopplysninger. Når personlige data ikke lenger er nødvendige sletter eller anonymiserer Fortum dem så raskt som mulig.

Hovedsakelig gir vi ikke personopplysninger til tredjeparter. Selskaper som tilhører Fortum-konsernet kan behandle personopplysninger i samsvar med eksisterende personvernlovgivning. Personopplysninger kan utleveres til våre autoriserte ansatte eller tilknyttede selskaper i den grad det er nødvendig. Dataene vil aldri være tilgjengelig for alle ansatte, kun for et begrenset antall autoriserte personer.

Vi bruker også tredjeparter som databehandlere for å hjelpe med å behandle personopplysninger på våre vegne. Når en tredjepart behandler personopplysninger på våre vegne sikrer vi alltid at behandlingen av personopplysninger foregår i samsvar med personvernlovene og god praksis for databehandling.

Liste over kategorier av tredjeparter som behandler data:

• Rekrutteringsfirmaer
• Bedriftsfirmaer
• Myndigheter som er ansvarlige for sikkerhet
• Leverandører av inkassotjenester
• Helsevesenets selskaper

I tillegg kan personopplysninger utleveres til myndigheter når vi er pålagt å gjøre det ved lov og så lenge det er i samsvar med eksisterende personvernlovgivning.

Fortum deler hovedsakelig ikke personopplysninger utenfor EU eller EØS. Dersom personopplysninger sendes utenfor EU eller EØS blir strenge sikkerhetstiltak tatt i bruk i samsvar med eksisterende personvernlovgivning.

Fortum oppfyller de nødvendige tekniske og organisatoriske tiltakene som sikrer at personvernlovene blir fulgt.

Disse tiltakene inkluderer overvåking av tilgangsrettigheter slik at kun autoriserte personer har tilgang til personopplysningene. Fortum beskytter også dine personlige data ved bruk av brannmurer, pseudonymisering av data og detaljerte instruksjoner og opplæring av autoriserte personer.